17 svibnja, 2022

Najčešće greške pri pisanju projekata za EU fondove i kako ih izbjeći

EU fondovi pružaju razne mogućnosti financiranja projekata u dosta tematskih oblasti i zasigurno mnogi žele dobiti bespovratna sredstva za svoje ideje i projekte. U ovom tekstu otkrivamo vam koje su greške pri pisanju projekata za EU i kako ih izbjeći. 

Hoće li moj projekt proći?

Hoće li moj projekt proći? je pitanje koje postavljaju svi koji planiraju prijaviti projekt za EU fondove.

Pitanje je na mjestu jer u praksi je primjetan veliki broj istih ili sličnih pogrešaka koje prijavitelji čine prilikom podnošenja prijava. Pri pripremi projekta važno je upoznati se s najčešćim pogreškama i načinima kako iste izbjeći, a to vam daje bolje šanse za osiguravanje potrebnih sredstava.

Pisanje projekta

Kroz naše bogato iskustvo apliciranja za EU fondove i podučavanje drugih kako to učiniti, identificirali smo mnoge uobičajene pogreške koje prijavitelji čine. Evo nekih od najčešćih pogrešaka i kako ih izbjeći.


Pogreške prije samog početka

Prva pogreška u koracima jest nepostojanje problema, odnosno cilja koji treba zadovoljiti potrebe zajednice, vaše organizacije, tvrtke ili sl. Svi koji krenu pisati projekt bez jasnog cilja osuđeni su na „pad“ projektne prijave jer nepostojanje jasnog cilja znači da ne postoji ni projekt.

Da bi izbjegli prvu pogrešku u koracima potrebno je analizirati problem i pretvoriti ga u cilj, a nakon toga izraditi logički okvir. Logički okvir je alat za pravilno dizajniranje projektnog prijedloga, neovisno o tome da li je pozivom tražen ili ne. Dobro urađen logički okvir uspostavlja jasne veze između ciljeva, aktivnosti, rezultata i ostvarenih utjecaja/efekata na iste,

upućuje na nužnost mjerljivosti rezultata i stvarnog utjecaja projektnih aktivnosti na ostvarenje postavljenih ciljeva i podloga je za izradu proračuna projekta.

Izradili ste logičku matricu i napravili proračun projekta. Što dalje? Gdje prijaviti projekt? Najčešća pogreška je neinformiranost o mogućnostima i prilikama za apliciranje. Bitno je pravovremeno i kontinuirano se informirati o mogućnostima i bitne su one mogućnosti u koje se vaš projekt uklapa tematski i kapacitetom. Dodatna, pogreška ogleda su poziciji čekanja da se objavi neki poziv. Ako nemate razrađenu projektnu ideju koju trebate uklopiti u neki Poziv, onda se vjerojatno nalazite u škripcu s vremenom, a to dovodi do brzopletosti i ne sagledavanju svih potrebnih detalja koje jedna projektna prijava mora zadovoljiti. Da se ne bi našli u ovoj situaciji potrebno je kontinuirano i sveobuhvatno istraživati i analizirati mogućnosti. Jedno od rješenja je istražiti službene dokumente kao što je npr. Operativni program „Konkurentnost i kohezija“ 2014.-2020. ili zvanične web stranice koje daju informacije o natječajima u najavi.


Najčešće administrativne pogreške

Svaki poziv na dostavu projektnih prijedloga u sebi sadrži nekoliko faza provjere koju svaka prijava mora proći. Jedna od njih je administrativna i koliko god bila jasno opisana i izgledala jednostavno veliki broj prijava upravo „pada“ ovdje. Razloga je mnogo i neki vam mogu izgledati banalno ali administrativni zahtjevi MORAJU biti zadovoljeni! Sve što je traženo od pratećih dokumenata MORA se pravilno ispuniti i priložiti.

Neke tipične pogreške u ovoj fazi uključuju:

  • Ispunjeni pogrešni obrasci. Razlog su izmjene poziva kojih može biti i nekoliko za jedan poziv. Tim izmjenama se mijenjaju pravila poziva ali i traženi obrasci te se dešava da prijavitelji ispune pogrešne prijavne obrasce, odnosno obrasce koji više ne vrijede, a isto rezultira odbijanjem prijave.
  • Pogrešno ispunjeni obrasci. Veoma često u praksi može se vidjeti da mnogi prijavitelji ne obraćaju dovoljnu pozornost na detalje poput: OIB-a podnositelja zahtjeva, adrese, broja bankovnog računa i slično.
  • Tražene Izjave nisu potpisane i pečatirane od strane odgovorne osobe, nisu skenirane sve stranice, skenirani dokument nije dovoljno vidljiv i sl.
  • Nisu uključeni svi traženi prilozi projektne prijave.
  • Projektna prijava traži više ili manje sredstava nego je propisano Pozivom.
  • Projektna prijava nije predana na vrijeme (ako se podnosi putem e-maila). Ako se podnosi putem sustava e-fondovi ista nije mogla biti podnesena nakon isteka roka za prijavu.
Greške pri pisanju projekata za EU

Kako izbjeći ove greške?

Prvo je potrebno razumjeti zašto su gore navedeni detalji bitni prilikom prijave, odnosno kod pregleda projektnih prijava. Odbori za ocjenu projektnih prijava rade na principu jasnih pravila i projektne prijave ocjenjuju na osnovu jasnih parametara dostupnih u samim Uputama za prijavitelje. Ocjenjivači moraju ispoštovati načelo jednakog postupanja te iz tog razloga sve prijave koje ne zadovoljavaju tražene kriterije moraju biti odbačene. Kako biste izbjegli najčešće pogreške, potrebno je uzeti dovoljno vremena za upoznavanje s Uputama za prijavitelje koje služe kao smjernice za sve prijavitelje. Prođite kroz svu potrebnu dokumentaciju i dajte drugoj osobi da dodatno provjeri jeste li sve traženo pripremili.

Neke stvari koje treba zapamtiti:

  • Uzmite si dovoljno vremena za pripremu. Ne čekajte zadnji trenutak za prijavu projekta!
  • Za uspješnu prijavu je ključno razumijevanje poziva i priprema organiziranog plana projekta. Time se izbjegavaju pogreške kada se radi u zadnji čas, koje mogu dovesti do odbijanja prijedloga.
  • Upute za prijavitelje smatrajte svojim saveznikom jer se u njima nalaze sve informacija kojima možete provjeriti da li je vaša projektna prijava zrela i spremna za prijavu. Upute za prijavitelje pisane su jasnim jezikom i nemojte ih slobodno interpretirati. Dodatno, prilikom objave svakog Poziva za projekte otvara se i prostor za postavljanje pitanja koja se javno objavljuju. Pitanja i odgovori su odličan saveznik za sve nedoumice koje imate prilikom pripreme projektne prijave. 
  • Provjerite je li projektna prijava predana na vrijeme (u roku). Ne čekajte zadnji trenutak! 

Projektni prijedlozi niske kvalitete

Napisati kvalitetan projektni prijedlog nije lako. Zahtijeva puno vremena, truda i znanja. Vrlo često se projektni prijedlozi pišu na brzinu i nisu potrebne kvalitete. Ne daju dovoljno detalja kako bi ocjenjivači razumjeli o čemu se radi, niti su projekti dobro razrađeni. Ovdje do izražaja dolazi važnost izrade kvalitetnog logičkog okvira koji nam služi kao pomoć u izradi kvalitetne projektne prijave. Možemo reći da je to ključni alat svakog kvalitetnog stručnjaka za pripremu i provedbu EU projekata.

Evo nekih od najčešćih pogrešaka:

  • Za početak, neke od prijava bile su kopije drugih prijavljenih projekata s malo ili bez ikakvih promjena. Ponekad su čak i osobni podaci bivših podnositelja zahtjeva ostali nepromijenjeni.
  • Podnositelj zahtjeva je istaknuo samo prednosti projekta, ali nije jasno definirao probleme i potrebe koje projekt želi riješiti. Primjerice, u projektu se tvrdi da će provođenje strukovnog osposobljavanja za 10 nezaposlenih dati izvanredne rezultate, ali prethodno nije utvrđeno postoji li istinska potreba za stručnim osposobljavanjem ili su možda potrebe ove ciljne skupine različite. Možda bi umjesto stručnog osposobljavanja ovoj ciljanoj skupini više koristila neka druga mjera koja više odgovara problemu koji se pokušava riješiti.
  • Ciljevi nisu realni, mjerljivi ili ostvarivi. Primjerice, projekt koji ima za cilj „podići svijest o poduzetništvu kod mladih“ nije realan jer je teško izmjeriti koliko je svijest podignuta ili je li postignuta.
  • Cilj projekta je rješavanje nekoliko teških problema u jednom potezu, što nije moguće tijekom istog projekta. Na primjer, projekt bi mogao imati za cilj istovremeno poboljšati kvalitetu obrazovanja žena, povećati broj žena u radnoj snazi i smanjiti siromaštvo djece. To nije moguće postići unutar vremenskog okvira i proračuna jednog projekta.
  • Podnositelj zahtjeva daje širok pregled problema, ali bez ikakvih podataka koji bi potkrijepili tvrdnje. Primjerice, u projektu bi moglo biti navedeno da je "problem nezaposlenosti u našoj zemlji vrlo ozbiljan", ali se ne spominje koliko je problem zapravo ozbiljan niti kolika je trenutna stopa nezaposlenosti.
  • Podnositelj zahtjeva često ne daje potpuni opis članova ciljne skupine u smislu dobi, spola i prebivališta. Na primjer, "nezaposlene osobe" se koristi bez navođenja jesu li dugotrajno nezaposleni ili ne, koliki je postotak žena/muškaraca unutar ove kategorije, znamo li koliko ljudi pripada svakom razredu (na primjer osnovno obrazovanje u odnosu na srednje) što može utjecati na njihove kvalifikacije kasnije u životu? Također su potrebne informacije kao što su gdje ti ljudi žive - urbana područja naspram ruralnih lokacija. To rezultira nedostatkom jasnoće o tome tko će imati koristi od projektnih aktivnosti.
  • Uz nedostatak ljudskih i materijalnih resursa, mnogim prijaviteljima je teško osigurati uspješnu provedbu, ali i dalje planiraju nerealan broj aktivnosti.

Kako izbjeći ove greške?

Kako biste izbjegli ove pogreške, pobrinite se da vaš prijedlog bude dobro napisan, detaljan, realističan i da ima dobru strukturu.

Neke važne stvari koje treba zapamtiti dok pišete prijedlog projekta:

  • Izbjegavajte mnogo riječi i pišite što je moguće sažetije i preciznije. Ne dobivate dodatne bodove za korištenje više riječi. Ako ocjenjivači moraju pročitati prijedlog više puta kako bi razumjeli što pokušavate reći, izgubili ste priliku. Dajte nekome od prijatelja ili obitelji da pročita projekt. Ako je njima jasno što projekt želi postići onda će biti i ocjenjivačima.
  • Projekt MORA biti OSTVARIV. Kreirajte ostvarivu strategiju. To podrazumijeva da su financijski i operativni kapaciteti odlično opisani i posloženi. Da se iz projektne prijave jasno može utvrditi da posjedujte potrebno iskustvo i znanje za upravljanje projektom. Pretjerano ambiciozna strategija neće vam pomoći da dobijete više bodova.
  • Relevantnost projekta ogleda se u kvalitetnim i relevantnim informacijama u odnosu na problem koji želite riješiti, odnosno na ciljeve koje želite postići. Pri prikupljanju informacija koristite se renomiranim izvorima podataka o trenutnoj situaciji i problemu koji rješavate.
  • Identificirajte ciljnu skupinu i sve moguće podskupine po broju i karakteristikama. Prilikom definiranja odaberite razumnu ciljnu skupinu. Nemojte birati ogromnu ciljnu skupinu s problemima koje ne možete riješiti tijekom projekta i pod navedenim uvjetima. Nećete zaraditi dodatne bodove za veće grupe. Provjerite jesu li identificirane potrebe ciljne skupine, predloženi ciljevi i ishodi projekta te planirane aktivnosti povezani.
  • Ne bježite od timskog rada. Timski rad je odličan pristup jer daje potrebnu širinu i različitost vještina koje su potrebne pri pripremi projektne prijave. Računovođe i projektni menadžeri zajedno rade na izradi  proračuna. Zajednički rad osigurava da su svi rashodi ispravno izračunati, kao i da se pridržavate relevantnog zakonodavstva.
Rad na računalu

Budite konkurentni!

  • Pišite jednostavnim i jasnim jezikom
  • Dajte jednostavna i logična pojašnjenja
  • Ne pretjerujete s ambicijama – ograničite se na svoje mogućnosti i realne ciljeve
  • Budite izvorni, inovativni i originalni
  • Ne ulazite u oblast koja vam nije bliska
  • Projekt mora odgovoriti problemu koji rješava - kriterijima koji su postavljeni u samom Pozivu

Pisanje detaljnog, realnog i dobro strukturiranog projektnog prijedloga nije lak zadatak. Međutim, sljedeći savjete dane u ovom članku, možete povećati svoje šanse za financiranje vašeg projekta. Sretno!


Kako pravilno napisati projektni prijedlog iz prve

Ako želite biti sigurni da je vaš projektni prijedlog dobro napisan, detaljan i realističan, razmislite o upisu na naš certificirani program usavršavanja "Voditelj pripreme i provedbe EU projekata" koji će vas pripremiti za pisanje projektnih prijedloga. Naši stručni instruktori pomoći će vam navigirati kroz proces prijave i izrade projekta koji ispunjava sve potrebne zahtjeve.

Verificirani programi

Programi obrazovanja su verificirani od strane Ministarstva znanosti i obrazovanja i Agencije za strukovno obrazovanje i oborazovanje odraslih (ASOO) te se upisuju u e-Radnu knjižicu.

Iskustvo u provedbi programa

Učilište ima više od 18 godina iskustva u obrazovanju odraslih. Kroz obrazovne programe dosad se školovalo više od 2500 polaznika, a na učilištu predaje preko 30 stručnjaka iz različitih područja.

Verificirana online nastava

Online nastavu provodimo na programima: Knjigovođa, Stručnjak za internet marketing i Voditelj pripreme i provedbe EU projekata. Na programu Propedeutika psihoterapije provodi se kombinirana nastava.